Polityka prywatności Fundacji Agro-Perma-Lab
Podstawowe informacje
Administratorem danych osobowych, których zasady przetwarzania opisujemy w tym dokumencie, jest Fundacja AGRO-PERMA-LAB (dalej:Agro-Perma-Lab,Fundacja, my) zarejestrowana pod adresem ul. Waryńskiego 2, 45-047 Opole. Aby się z nami skontaktować, należy wysłać wiadomość na adres e-mailowy: contact@agropermalab.org lub pocztą tradycyjną na adres biura Fundacja AGRO-PERMA-LAB ul. Waryńskiego 2, 45-047 Opole.
W Polityce prywatności zbieramy najważniejsze informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych w naszej organizacji. Wskazujemy kluczowe grupy osób, których dane gromadzimy, oraz wyjaśniamy, w jakich celach to robimy, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy. Informujemy również, jakie prawa przysługują osobom, których dane przetwarzamy.
Dokładamy starań, by wszystkie nasze działania związane z danymi osobowymi były zgodne z prawem oraz misją i wartościami, jakie reprezentuje Fundacja AGRO-PERMA-LAB , a także by opierały się na szacunku dla prywatności i autonomii osób, których dane przetwarzamy. W celu tym, wykonaliśmy analizę przetwarzania danych i środków zaradczych w celu minimalizacji ryzyka.
Gdzie i w jaki sposób przetwarzamy dane
Większość danych przechowujemy w formie elektronicznej: przede wszystkim na wynajętym serwerze, a także – w ograniczonym zakresie – na komputerach biurowych, zewnętrznych dyskach oraz w telefonach. Przetwarzamy dane za pośrednictwem narzędzi informatycznych wykorzystywanych przez zespół i podmioty współpracujące z Fundacją, przede wszystkim poczty e-mail i chmury do przechowywania plików. Część danych przechowujemy w formie dokumentacji papierowej.
Komu powierzamy dane
Dane osobowe powierzamy do przetwarzania podmiotom, z którymi na stałe współpracujemy, a które odpowiadają za:
Ponadto w przypadku korzystania z komunikacji pocztą tradycyjną dane osobowe powierzamy do przetwarzania pośrednikom pocztowym (Poczcie Polskiej oraz innym firmom działającym na podstawie prawa pocztowego) na podstawie umów i regulaminów usług tych podmiotów.W przypadku korzystania z serwisu E-Biuro w celu odbierania korespondencji papierowej, ochrona danych zapewniona jest na podstawie umowy i regulaminu z podmiotem.
Z racji specyfiki działalności Fundacji przekazujemy dane również innym odbiorcom, głównie Partnerom i Grantodawcom, którzy finansują nasze projekty, dotyczy to udziału we wszelkiego rodzaju wydarzeniach publicznych organizowanych przez Agro-Perma-Lab, takich jak:szkolenia, seminaria, warsztaty, panele, webinaria itp. W takich przypadkach zawsze o tym uprzednio informujemy, np. przy rejestracji, na liście obecności.
Prawa osób, których dane przetwarzamy
Wszystkim osobom, których dane przetwarzamy, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, prawo uzyskania kopii danych, a także prawo żądania sprostowania oraz – w określonych przypadkach – usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.
Osoby, których dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (np. w przypadku wysyłki podziękowań osobom wspierającym nas darowiznami, listy obecności dla Grantodawców z potwierdzeniami udziału w danym wydarzeniu, adresatom mediów),mogą zgłosić sprzeciw, oświadczając, że nie życzą sobie, byśmy w ten sposób wykorzystywali ich dane.
Jeśli przetwarzamy dane w celu promocji działań fundacji polegającej na wysyłce wcześniej zamówionych materiałów (np. newsletter, listy mailingowe, publikacji), w każdej chwili można z niej zrezygnować. Inne umowy można wypowiedzieć na zasadach określonychw prawie lub w samej umowie. Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, można ją w każdej chwili wycofać. W tych dwóch przypadkach (gdy przetwarzamy dane na podstawie umowy lub zgody) osoby, których dane przetwarzamy, mają też prawo żądania przeniesieniaswoich danych.
Zależy nam na tym, aby realizowanie Twoich praw dotyczących przetwarzanych przez nas danych było jak najprostsze. Jednak jako administrator danych musimy mieć pewność, że nie udostępnimy Twoich danych osobom nieuprawnionym. Dlatego jeśli będziemy mieli wątpliwości co do tego, że osoba, która np. prosi o dostęp do danych lub żąda ich usunięcia, to rzeczywiście osoba, której dane przetwarzamy, możemy zwrócić się do niej z prośbą o dodatkowe informacje.
Jeśli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednak jeśli zauważysz jakiś problem, poinformuj o nim również nas. Dokładamy starań, żeby jak najlepiej chronić Twoje prawa. Jeśli popełnimy błąd, będziemy chcieli go jak najszybciej naprawić.
Czyje dane przetwarzamy i na jakich zasadach
Dane pracowników, współpracowników i wolontariuszy
W przypadku zawierania umów o pracę, umów cywilnoprawnych, porozumień z wolontariuszami przetwarzamy dane osobowe, tj: imię i nazwisko, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania, adres e-mail, numery telefonów, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo, NIP, seria i numer dokumentu tożsamości, imiona rodziców,dane o wykształceniu, uprawnieniach zawodowych, stażu pracy, absencji, wizerunek, numer rachunku bankowego.
Dane te przetwarzamy na podstawie zawartych umów w celach związanych z nawiązaniem i przebiegiem procesu zatrudnienia lub realizacji współpracy. Podanie tych danych jest dobrowolnie, ale konieczne do zawarcia umowy. Zbierane dane są nam niezbędne do wypełnienia ciążących na Fundacji obowiązków prawnych (np. na podstawie przepisów dotyczących rachunkowości, ubezpieczeń społecznych, podatków). Dane osobowe pracownika, współpracownika lub wolontariusza będą przechowywane przez okres zatrudnienia lub współpracy, jak również przez okres wymagany przepisami prawa dla archiwizacji danych dotyczących zatrudnienia lub współpracy.
Dodatkowo dane osobowe współpracowników i wolontariuszy przechowywane są na chmurze onlinena podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu np. korzystamy z tych danych w sytuacji kiedy ponownie chcemy podjąć współpracę z osobą, którą już coś dla naz zrobiła.Jeśli nie chcesz, aby te dane była przez nas przechowywane wyślij swój sprzeciw na adres: contact@agropermalab.org
Dane subskrybentek i subskrybentów newslettera, list mailingowych oraz odbiorców materiałów informacyjnych
Przetwarzamy Imię i Nazwisko, adres zamieszkania, adresy e-mail subskrybentek i subskrybentów newslettera oraz tematycznych list mailingowych oraz odbiorców materiałów informacyjnych w celu wysyłania zamówionych informacji lub publikacji dotyczących działań realizowanych przez Agro-Perma-Lab oraz tematów które bezpośrednio lub pośrednio dotyczą spraw, które są dla nas ważne i istotne w naszej działalności.
Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zamówienia wysyłek.
Dane osobowe subskrybentek i subskrybentów newslettera, list mailingowych oraz odbiorców materiałów informacyjnych przechowywane są w chmurze online drive.agropermalab.org w celu prowadzenia promocji działań organizacji. W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrypcji listy, klikając w link rezygnacji w stopce mailingu. Znajdziesz tam również link, dzięki któremu możesz całkowicie zrezygnować z otrzymywania od nas mailingów, możesz do nas również wysłać swój sprzeciw na adres: contact@agropermalab.org
Dane osób wspierających nas darowiznami
Możesz wspierać Agro-Perma-Labfinansowo, przekazując darowizny przelewem na rachunek bankowy.
W przypadku darowizny przekazanej nam przelewem na rachunek bankowy przetwarzamy dane osobowe przekazane nam przez bank, czyli: imię i nazwisko, numer rachunku, kwotę darowizny, adres. Jest to niezbędne do wypełnienia ciążących na Fundacji obowiązków prawnych (np. na podstawie przepisów dotyczących rachunkowości).
Dodatkowo dane darczyńców przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu wysłania podziękowań za wsparcie. Raz/dwa razy w roku wysyłamy im podziękowania za wsparcie Agro-Perma-Laboraz egzemplarze naszych materiałów.
Jeśli nie życzysz sobie takiej formy kontaktu z naszej strony, w tytule przelewu dopisz „Brak adresu” lub wyślij swój sprzeciw (np. o treści „Nie wysyłajcie mi pocztą podziękowań za wsparcie”) na adres: contact@agropermalab.org. Możemy też kierować korespondencję na adres inny niż widniejącyna przelewie lub kontaktować się z Tobą e-mailem – w takim przypadku również prosimy o kontakt lub wpisanie adresu e-mail w tytule przelewu.
Dane osób wspierających nas darowiznami przetwarzamy przez 2 lat od końca roku kalendarzowego, w którym odnotowaliśmy w systemie bankowym wpłatę darowizny na konto Agro-Perma-Lab.
Dane uczestniczek i uczestników wydarzeń publicznych
W przypadku wydarzeń wymagających rejestracji lub potwierdzenia obecności na liście, co do zasady prosimy o podanie: imienia i nazwiska, adresu, adresu e-mail, numeru telefonu, nazwy instytucji/organizacji, chyba że charakter wydarzenia (np. szkolenia) będzie wymagał zebrania innych informacji.
Co do zasady, podczas wydarzeń publicznych robimy zdjęcia lub wykonujemy nagrania audio-wideo, przetwarzamy zatem dane osobowe w postaci wizerunku uczestnika wydarzenia. Dane te wykorzystujemy później jako dokumentację do projektu potwierdzająca realizacjędanego działania oraz w celach informacyjno-promocyjnych organizacji (np. umieszczamy fotorelacje na stronie internetowej www.agropermalab.org). W takim przypadku podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zarejestrowania się bądź wzięcia udziału w wydarzeniu. Dane te przetwarzamy w celu organizacji wydarzenia – jest to niezbędne do wykonania umowy.
Po zakończeniu wydarzenia dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu wywiązania się z umów zawartych z Grantodawcami. Dane osób zakwalifikowanych na wydarzenia wymagające rejestracji lub podpisania listy obecności są przechowywane w okresie, do którego Fundacja Agro-Permalab jest zobowiązana umową z Grantodawcą. Dane pozostałych osób (np. nie zakwalifikowanych na wydarzenie) usuwamy niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia, jednak nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym się ono odbyło. Jeśli chcesz, żebyśmy usunęli je wcześniej, wyślij swój sprzeciw na adres: contact@agropermalab.org
Dodatkowo dane uczestniczek i uczestników przechowywane są w chmurze online drive.agropermalab.org. Przy okazji organizacji niektórych wydarzeń pytamy dodatkowo o zgodę na informowanie o innych inicjatywach o podobnym charakterze. Osoba, która ją wyraziła, może ją w każdej chwili wycofać, ma też prawo żądania przeniesienia swoich danych.
Dane kontrahentów, przedstawicieli organizacji pozarządowych, ludzi mediów
Przetwarzamy dane kontrahentów, przedstawicieli organizacji pozarządowych oraz ludzi mediów pozyskane bezpośrednio od nich. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, płeć, nazwa pracodawcy, adres e-mail, numer telefon, stanowisko pracy.Dane te przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu informowania o działaniach podejmowanych przez Agro-Perma-Laboraz w celu zarządzania relacjami.
Dane przetwarzamy do końca działalności Fundacji. Jeśli nie chcesz otrzymywać od nas informacji prasowych, utrzymywać z nami kontaktu możesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych. W takim przypadku oraz w razie dodatkowych pytań prosimy o wysłanie wiadomości na adres: contact@agropermalab.org
Jeśli ch cesz otrzymywać informacje prasowe Agro-Perma-Laboraz zaproszenia na spotkania, wydarzenia, napisz do nas na adres: contact@agropermalab.org Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do otrzymywania mailingu.
Dane osób korzystających z kanałów komunikacji elektronicznej
Dane osób, z którymi kontaktujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej (adresy w domenie agropermalab.org), telefonicznie, za pośrednictwem SMS-ów czy listownie, przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu, w celu obsługi korespondencji, w celach wynikających z treści komunikacji lub w celu nawiązania kontaktu w przyszłości. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualne inne informacje zawarte w treści wiadomości. Podanie tych danych jest dobrowolne.
Jeśli piszesz do nas e-mail, mamy kontrolę nad tym, co stanie się z tą informacją i kto ją przeczyta. Zachęcamy do przesyłania nam ciekawych informacji. Pisząc lub dzwoniąc do nas, staraj się nie podawać zbędnych danych. Jeśli będziemy potrzebowali dodatkowych informacji, poprosimy o nie. Zastrzegamy sobie możliwość upublicznienia (np. poprzez umieszczenie na stronie internetowej) przesłanych nam informacji związanych z tematyką, którą zajmuje się Agro-Perma-Lab, ale bez ujawniania danych osobowych.
Dane osób wykonujących dla nas usługi (podwykonawcy, firmy).
Przetwarzamy dane osób wykonujących dla nas usługi (podwykonawców, przedstawicieli firm) w celu naszego prawne uzasadnionego interesu. Dane tych osób pozyskujemy bezpośrednio od nich. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, adrs, numer NIP, numer telefon, kwota wynagrodzenia za usługę. Dane te przechowujemy 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego zg. z ustawą o rachunkowości. Faktury, rachunki oraz inne dokumenty finansowe stanowiące dokumentację projektową są przechowywane w okresie,do którego Fundacja Agro-Perma-Lab jest zobowiązany umową z Grantodawcą,
Wersja 1.1.Obowiązuje od dn. 11.11.2020 r.
Materiał udostępniony na licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa – Na tych samych warunkach 3.0 PL. Materiał przygotowany i rozbudowany na podstawie materiału autorstwa Fundacji Instytut Globalnej Odpowiedzialności oraz Fundacji Panoptykon (udostępnionego przez Fundację Panoptykon na ww. licencji) z uwzględnieniem zmian adekwatnych do polityki prywatności Agro-Perma-Lab. Jak się korzysta z ww. licencji? Przeczytaj tutaj.
